Si trabaja por cuenta propia o es propietario de una pequeña empresa, probablemente haya encontrado varios desafíos al tratar de administrar sus prospectos o clientes a la vez.
Para mantener las cosas organizadas y garantizar que su flujo de efectivo esté bien administrado y fluya como debería, necesita un mecanismo de gestión de relaciones con el cliente (CRM) que atienda todo esto y más.
Una herramienta de CRM puede ayudarlo a mantenerse organizado mientras mantiene una imagen presentable y profesional ante sus clientes y causar una buena impresión en sus prospectos.
Dichas herramientas vienen con características como gestión de tareas y contactos, seguimiento de tiempo, facturación y pagos. De esta manera, los emprendedores independientes ocupados en diferentes industrias y con diversas necesidades pueden relajarse sabiendo que tales tareas administrativas se eliminan de su plato y pueden concentrarse en crear valor para sus clientes.
Una de las mejores herramientas CRM del mercado es Hello Bonsai (anteriormente Bonsai). Aunque hay varias herramientas similares a Bonsai en el mercado como Dubsado y otras, Hello Bonsai se destaca de todas.
Esta herramienta promete trabajar independientemente en piloto automático para que pueda optimizar sus procesos administrativos sin tener que preocuparse por no haber enviado facturas, o recibido y/o realizado pagos, y similares.
Vamos a revisar la herramienta Hello Bonsai, cómo funciona y las ventajas y desventajas de usarla.
¿Qué es Hello Bonsái?
Hello Bonsai es una plataforma de CRM en línea que ayuda a los emprendedores independientes y otros propietarios de pequeñas empresas a agilizar los procesos de contratación y facturación.
La herramienta pretende ayudar a los usuarios a recibir pagos más rápido que aquellos que usan la forma manual de procesar facturas y pagos.
Ofrece funciones básicas que encontraría en un buen CRM, como gestión de propuestas y contratos, gestión de canalizaciones, funciones específicas para autónomos como tasa de autónomo, seguimiento de tiempo, calculadoras de impuestos de trabajo por cuenta propia, y más que veremos más adelante en este correo.
Tiene todas las funciones y es bastante completo para que pueda concentrarse y estar al tanto de sus tareas mientras la herramienta maneja sus procesos administrativos. La herramienta también es robusta, asequible y fácil de usar, y está diseñada pensando en autónomos y emprendedores independientes.
¿Qué ofrece Hello Bonsai?
Hello Bonsai ofrece varias cosas que buscan los autónomos y los emprendedores cuando buscan un buen CRM. Hemos desglosado esto en seis criterios de la siguiente manera:
Facilidad de uso: Hello Bonsai es una plataforma fácil de usar con funciones y opciones que no requieren mucha experiencia técnica, si es que la hay.
Precio: La herramienta es económica para autónomos y propietarios de empresas individuales o emprendedores independientes.
Funciones centrales de CRM: Hello Bonsai ofrece la funcionalidad principal de CRM, como la canalización y la gestión de contactos de gran volumen, además de características especializadas que necesitan los autónomos y los emprendedores independientes.
Funciones específicas para autónomos: encontrará funciones específicas de nicho para emprendedores independientes, como la creación de facturas, el seguimiento del tiempo, la gestión de pagos y facturas, la creación y ejecución de propuestas y contratos, etc.
Procesando pago: Los trabajadores autónomos o autónomos necesitan un pago rápido y Hello Bonsai se asegura de que esto se haga rápido.
Automatización y flujos de trabajo: Hello Bonsai ayuda a automatizar las tareas repetitivas para que pueda concentrarse en su trabajo y aumentar la productividad.
Gestión de proyectos y tareas: La herramienta lo ayuda a estar al tanto de las actividades y los plazos de su canalización.
Atención al cliente: Hello Bonsai ofrece un excelente nivel de atención al cliente para autónomos y emprendedores independientes. Puede enviar un correo electrónico o consultar la sección de Preguntas frecuentes para obtener más información y soluciones rápidas en caso de que tenga problemas para solucionar problemas. También puede ponerse en contacto a través de sus páginas de redes sociales en Facebook y LinkedIn.
Características de Hello Bonsai
Como ya hemos visto, Hello Bonsai es una herramienta todo en uno que ayuda a los emprendedores independientes con sus tareas administrativas, como la gestión de clientes y proyectos, la contabilidad y muchas otras. Estas son algunas de sus potentes funciones para autónomos y propietarios de pequeñas empresas.
Creación y Gestión de Proyectos
Hello Bonsai ofrece herramientas que le permiten mantener información sobre todos los proyectos que maneja en una plataforma a través del tablero.
Aquí, puede agregar detalles como sitio web, redes sociales, contactos, notas y otros detalles del proyecto para cada cliente que administra, e incluso iniciar nuevos proyectos y asignarlos en consecuencia. Todos se mostrarán en su tablero en el panel del cliente.
También puede nombrar los proyectos, agregar la moneda de su elección en la que recibirá los pagos y establecer si desea que se le cobren tarifas por hora o no. Con la tarifa por hora, hay un rastreador de tiempo nativo que le permite realizar un seguimiento del tiempo que ha dedicado a trabajar en cada proyecto. Puede hacer esto haciendo clic en Iniciar temporizador y establecer la tarifa por hora y definir el proyecto para el que desea que Bonsai registre el tiempo.
Para los usuarios del plan Premium, puede agregar colaboradores a los proyectos. Esto ayuda cuando hay múltiples pasos o partes del proyecto, como la creación, el diseño y más.
Redacción y ejecución de contratos
Puede crear contratos de la misma manera que crea proyectos en Hello Bonsai.
Al crear uno, responderá a preguntas similares antes de usar el asistente de creación de contratos, donde ingresará detalles como lo que hará, el costo y la duración del contrato.
Luego, la herramienta crea una factura automática, una vez que todos los detalles están allí, y puede optar por enviar la factura automáticamente en la fecha de finalización o hacerlo usted mismo desde el tablero.
Una vez que haya terminado con la configuración, cierre el asistente y tendrá su contrato completo con los detalles que ingresó en el asistente. La herramienta también cambia la jerga legal según su ubicación, aunque actualmente crea contratos válidos para EE. UU., Reino Unido, Canadá y Australia.
Sin embargo, antes de enviarlo, puede editar cualquier detalle para refinar el contrato y agregar una firma electrónica antes de enviar. El contrato se agregará a su tablero y cuando su cliente lo firme, se actualizará en su tablero.
El proceso es fácil, rápido y obtiene un contrato detallado que Hello Bonsai puede rastrear.
Creación y gestión de propuestas
Hello Bonsai ofrece una opción para la gestión de propuestas a través de un formulario en el que se puede teclear el cliente y el nombre de la propuesta. Si aún no tiene clientes, siempre puede usar la columna desplegable para agregar uno y seleccionar propuestas genéricas u otros tipos de propuestas según su industria.
Una vez que elija las opciones de la propuesta, verá una plantilla que se divide en varias secciones, como una descripción general del proyecto, la estructura de tarifas y la sección Por qué nosotros, todas las cuales puede renombrar y cambiar sus posiciones con un solo clic.
También hay opciones adicionales para agregar texto o adjuntar archivos para que pueda crear su plantilla personalizada y ver vistas previas del borrador final de la plantilla. Incluso puede descargar plantillas en formato PDF o simplemente enviarlas directamente al cliente por correo electrónico.
El proceso es simple y factible en cuestión de minutos. Si lo desea, puede agregar recordatorios rápidos para hacer un seguimiento de los clientes en caso de que no respondan a la primera propuesta que envíe.
Facturas y Pagos
Hello Bonsai ofrece funciones de facturación y pagos a través de las cuales puede facturar a sus clientes y recibir sus pagos directamente a través de PayPal, transferencia bancaria a su banco o Stripe.
Las facturas son directas y muy simples, además puede agregar su propia marca si está utilizando una cuenta paga, asignar facturas a clientes y proyectos y agregar elementos de línea como descuentos, impuestos y gastos si es necesario.
Una nueva característica ingeniosa en Hello Bonsai son los pagos automáticos recurrentes que puede ofrecer a los clientes que prefieren pagar por un servicio de suscripción que pagar varias facturas. Sin embargo, esto solo funciona si acepta pagos con tarjeta de débito o crédito con Stripe.
Hello Bonsai genera facturas automáticamente, una vez que crea contratos, para que pueda recibir pagos más rápido, pero siempre puede cambiar esto desde el panel de facturación. Pero aún puede crear nuevas facturas sin crear contratos y editarlas también.
Como verá en el panel de facturación, hay secciones de facturas pagadas, pendientes y vencidas. También puede agregar sus cuentas de Stripe o PayPal para que pueda procesar los pagos en su nombre.
Rastreador de tiempo
Esta característica lo ayuda con sus proyectos fluidos que no tienen pagos o plazos específicos.
Hello Bonsai ofrece un rastreador de tiempo desde el que puede agregar horas, seleccionando el proyecto que desea y agregando las horas que ha trabajado en él. Si lo desea, puede elegir los colaboradores que trabajaron las horas que ingresó si hay más de una persona adjunta al proyecto y tienen diferentes tarifas por hora.
Para ver los colaboradores con los que está trabajando, simplemente vaya a la configuración de su cuenta y haga clic en Socios, y luego seleccione Colaboradores.
Además, el botón del temporizador le permite iniciar un temporizador que registra todo el tiempo que dedica al proyecto, y con un solo clic puede detener el temporizador y agregará tiempo al proyecto.
Si hace clic en él por error, aún puede eliminar las horas no deseadas. El único inconveniente con esto es que sus clientes no pueden controlar sus horas, por lo que es posible que algunos cuestionen las horas y deseen pruebas de cómo las gastaron, lo que Hello Bonsai no le ayuda a hacer.
Tablero central
Aquí es donde verá una descripción general de todos sus proyectos para que siempre pueda saber qué está sucediendo. El tablero también le muestra lo siguiente:
- Marcador de notificación: muestra los cambios recientes que ha realizado en el proyecto
- Pestaña de clientes: Aquí, puede agregar y/o eliminar clientes como desee, o incluso hacer clic en clientes individuales y ver los proyectos en los que está trabajando para cada uno y el estado de pago de las facturas enviadas
- Pestaña de contabilidad: esta función le permite agregar un formulario W-9 desde la pestaña de perfil
- Pestaña de gastos: Aquí puede realizar un seguimiento de los gastos y agregar automáticamente esos resultados a las facturas.
Subcontratación
También puede administrar subcontratistas en Hello Bonsai a través del «Modo Cliente» en la plataforma. Esto le permite administrar los documentos de subcontratación en una sola plataforma y también le permite:
- Incorpore a los contratistas invitándolos a flujos de incorporación personalizados con una variedad de tareas pendientes, como recopilar información de contacto y conectar PayPal o Stripe
- Crear y enviar contratos personalizados
- Cree proyectos con contratistas, que son útiles para organizar sus contratos, archivos y facturación.
- Vea sus gastos totales en todos los subcontratistas
Para agregar nuevos proveedores a su lista privada, solo diríjase a la página de proveedores y haga clic en ‘Invitar a un proveedor’.
Aquí, ingresará la dirección de correo electrónico de los proveedores para invitarlos y seleccionará si desea que completen el proceso de incorporación o no.
La mayoría de las acciones básicas del cliente, como aceptar propuestas, refrendar contratos, pagar facturas (excepto pagos ACH y configurar cargos recurrentes pero automatizados), ver sus proyectos, hojas de horas pagadas y/o informes no requieren una cuenta de Bonsai para configurar.
Solo necesita crear una cuenta si va a utilizar Hello Bonsai para administrar sus tareas de subcontratación, incluidas, entre otras:
- Crear proyectos e invitar a subcontratistas
- Ver el gasto total en todos sus proyectos
- Envíe mensajes y archivos seguros en proyectos
- Enviar contratos personalizados a subcontratistas
- Agregue o administre subcontratistas con flujos de incorporación personalizados
Cuentas
No a todos les gusta lidiar con números y hacer un seguimiento de los gastos como impuestos y similares. De hecho, sería mucho más fácil si no tuviera que lidiar con cosas como el seguimiento de sus pagos de impuestos, ingresos y gastos, entre otros.
Puede que Hello Bonsai no haga lo que un contador profesional haría por usted, pero puede mantener sus cuentas (ingresos y gastos) organizadas antes de la fecha de impuestos.
Qué hacer para verificar tu cuenta bancaria con microdepósitos
Su banco puede permitirle o no iniciar sesión para autenticarse. Si esta última es tu situación, puedes darte de alta a través de microdepósitos.
Una vez que ingrese su cuenta y número de ruta, Hello Bonsai enviará transferencias de $ 0.01 y $ 0.99 (solo dos), que pueden demorar entre 3 y 5 días en llegar a su cuenta.
Después de que estos dos montos separados se reflejen en su cuenta bancaria, debe ir a la sección Pagos en la configuración de su cuenta y hacer clic en el enlace verde «Haga clic aquí para verificar sus microdepósitos», y luego ingrese sus microdepósitos.
A continuación, puede verificar su cuenta bancaria y eso es todo.
Extensión del navegador
Hello Bonsai también ofrece una extensión de navegador para Google Chrome, que puede descargar y usar para el seguimiento del tiempo, además se integra con la facturación, las tareas, las hojas de tiempo y otras funciones de la plataforma.
Si desea recibir notificaciones del navegador para Hello Bonsai, puede ir a la configuración de su cuenta y hacer clic en notificaciones de correo electrónico> notificaciones del navegador y luego hacer clic en habilitar notificaciones de escritorio. Complete los pasos para habilitar las notificaciones para su navegador preferido.
Integraciones
Hello Bonsai se integra con Stripe y PayPal para el pago de facturas, que puede ver en su tablero, pero puede conectarse a su Google Calendar para enviarle recordatorios de sus tareas, citas, fechas de vencimiento de pago, etc.
También se integra con Slack, lo cual es bueno si tiene un equipo con el que trabaja en cualquier proyecto de cliente. Los miembros relevantes del equipo de Slack recibirán notificaciones automáticas cada vez que se complete o venza un proyecto, alguien vea una propuesta o se firme un contrato, pero esto se limita a los usuarios de cuentas Premium.
Cómo funciona Hello Bonsái
Las características son bastante simples y fáciles de usar, pero necesita saber cómo funciona Hello Bonsai para que sea más fácil navegar por la plataforma.
Una vez que se registre o pague por el servicio, inicie sesión y responda algunas preguntas simples. Encontrarás preguntas como el trabajo que haces con opciones de marketing, diseño, redacción y otras. Si el suyo no está capturado en la lista, use la opción Otro de las categorías disponibles.
A continuación, aterrizará en el tablero central donde creará una propuesta, redactará el contrato, creará facturas, realizará un seguimiento del tiempo, etc.
Una vez que cree su nuevo y primer proyecto, el tablero se verá más detallado con información sobre su proyecto y cómo puede administrar todos los proyectos y clientes.
Precio de Hello Bonsai
El precio de Hello Bonsai incluye:
Plan de inicio – $ 24 / mes
Plan profesional – $39/mes
Plan de negocios – $79/mes
La opción de pago anual también está disponible.
Hello Bonsai Pros y Contras
Ventajas
- La creación de contratos es fácil y sin problemas
- Mantiene toda su información en una plataforma central
- Rastrea los documentos asociados con tus proyectos
- Los clientes pueden pagarte a través de la plataforma
- El tablero ofrece una buena visión general de los proyectos en curso.
- El idioma de los documentos está adaptado a su país
- Puede rastrear fácilmente el tiempo que pasa
- Fácil y simple de entender
- La interfaz de usuario es fácil de navegar
Contras
- No tiene capacidades de gastos sólidas como las del software de contabilidad dedicado
- Capacidades limitadas de creación de contratos
- No disponible en varios idiomas
- El seguimiento del tiempo no da evidencia del trabajo realizado
Conclusión
Hello Bonsai es una excelente herramienta para autónomos y emprendedores independientes, ya sea que esté comenzando a crear su cartera de trabajo o sea un profesional. Puede tener sus inconvenientes, como que puede no ofrecer capacidades de contabilidad tan avanzadas como el mejor software de contabilidad dedicado del mercado, pero aun así hace un buen trabajo al realizar un seguimiento del tiempo, los gastos, los ingresos y más.
Para los autónomos, puede obtener una gran cantidad de funciones en otros lugares, pero esta herramienta es excelente en todo lo que promete hacer, lo que facilita un poco su trabajo. También cuenta con una interfaz de usuario navegable y plantillas entre otros servicios.
El precio también es muy atractivo y asequible, especialmente el plan anual, pero aún obtienes un descuento decente independientemente del plan que elijas.
La herramienta hace lo que dice que hará y logra facilitar el proceso de contabilidad y gestión de proyectos fácilmente. Puedes crear un proyecto y en cuestión de minutos, la herramienta creará los documentos asociados al mismo, además de actualizar con tus acciones y las de tus clientes.
Puede que no esté disponible en varios idiomas, pero esperamos que esté disponible en otros países además de los cuatro que ofrece actualmente. Sin embargo, esta es una objeción menor en comparación con lo que el software puede hacer por usted.
