Es posible que hayas invertido horas en investigar a un cliente potencial y que luego hayas dedicado unas cuantas más a idear el correo electrónico de presentación perfecto. Tal vez quieras hacer un seguimiento de una reunión con alguien o después de enviar una factura.
Sea cual sea el motivo, lo cierto es que elaborar un correo electrónico de seguimiento educado que no te haga parecer insistente o desesperado es todo un reto. Por eso estás en el lugar adecuado.
En esta guía, te explicaré cómo redactar un correo electrónico de seguimiento eficaz que aumente tu tasa de respuesta, te ayude a conseguir esos acuerdos y ponga a tus objetivos en el buen camino.
¿Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento cortés?
No importa si has estado escribiendo correos electrónicos de seguimiento que no obtienen ninguna respuesta o si es la primera vez que te lanzas al ruedo. Hay errores que evitar y buenas prácticas que seguir.
Estos son los aspectos definitivos que debes tener en cuenta a la hora de redactar ese correo electrónico.
1. Añadir contexto
La mayoría de la gente abre y responde a un correo electrónico el mismo día que lo recibe. Si fueran a contestar, ya habrías recibido una respuesta.
Eso significa que cuando finalmente envíes un correo de seguimiento, lo más probable es que se hayan olvidado del correo original.
Intenta refrescar la memoria del destinatario haciendo referencia al correo electrónico o la interacción iniciales para mejorar tus posibilidades de respuesta.
Aunque siga sin localizarte, el hecho de haber establecido una interacción previa demuestra que no eres un desconocido y aumenta las probabilidades de que recibas una respuesta positiva.
2. Evita utilizar «Seguimiento» en el asunto del mensaje.
Mucha gente, por no decir la mayoría, utiliza de forma natural «Seguimiento» en el asunto cuando está redactando un correo electrónico de seguimiento cortés. Yo mismo lo he hecho un par de veces.
Hay varias razones por las que es un paso en falso. Una, no aporta ningún valor. Dos, hace que el lector sienta que le estás culpando por la falta de respuesta. No es un motivador.
Según Invesp, el 47% de los destinatarios de correo electrónico abren un mensaje basándose en el asunto. Otro 22% es más propenso a abrirlo cuando está personalizado.
En lugar de «Seguimiento», escribe un asunto que refleje la intención de tu correo electrónico o de una conversación anterior. Así destacarás entre la multitud.
3. Aporta valor
En general, es un buen consejo no parecer nunca desesperado y dejar siempre que tu valor hable por ti. Más aún cuando se trata de correos electrónicos de seguimiento a un posible cliente.
Utiliza el correo electrónico de seguimiento para demostrar tu valía. Transforma la opinión que el destinatario tiene de ti de alguien que quiere algo a alguien que puede ayudarle.
Sobre todo, haz que merezca la pena que abran y respondan a tu correo electrónico.
Los mensajes del tipo «Sólo quería ponerme en contacto contigo» o «Perdona que te moleste, pero…» no contribuyen a mejorar tu reputación y, en última instancia, a captar su atención.
4. Incluye una llamada a la acción
¿Cuántas veces has recibido un mensaje de texto que te ha dejado inseguro sobre cómo responder? Seguro que al final no has enviado nada. Lo mismo ocurre con los correos electrónicos.
Para obtener una respuesta, elabore su correo electrónico de seguimiento de forma que facilite la respuesta del destinatario. Para empezar, explica por qué lo envías, de forma concisa y directa, y haz una llamada a la acción.
Deja claro lo que quieres del destinatario. ¿Quiere que le devuelva la llamada? Que rellene un formulario. Concierta una reunión. Sea concreto.
También es útil cuando reduces tu respuesta preferida a una sola palabra o frase corta.
5. Haz un seguimiento rápido
Por último, no importa lo bueno que sea el correo electrónico si llega demasiado tarde. Una regla general es enviar el primer correo electrónico de seguimiento dos o tres días después del primer correo electrónico o interacción. De este modo, la solicitud o el asunto aún están frescos en la mente del destinatario.
Además, lo más probable es que necesites más de un correo de seguimiento. Este estudio de Yesware muestra que, aunque las probabilidades de respuesta son mayores con el primer correo de seguimiento, se mantienen en dos dígitos hasta el octavo.
Así que, si aún hay posibilidades, sigue enviando correos de seguimiento a intervalos razonables.
Anatomía de un correo electrónico de seguimiento cortés perfecto para una solicitud
Ahora ya sabes qué hacer y qué no hacer. Estos son los elementos del correo electrónico de seguimiento cortés perfecto
- Di quién eres (recordatorio contextual)
- Añadir valor – puede ser un cumplido, un servicio/producto o información valiosa
- Especifica cómo puedes ayudar
- Haz una llamada explícita a la acción
- Escriba el asunto en último lugar
Aquí tienes una plantilla de correo electrónico con estos elementos en acción
Asunto: Vamos a trabajar en [problem to solve]
Hola [Name],
Fue un placer conocerte en [name of event]¡! Fue fascinante escuchar sobre [something they mentioned they’re struggling with.].
Me encantaría ayudarte [problem you can solve] para que puedas [the benefit they want to achieve].
¿Estás disponible la semana que viene para charlar?
Envíame un correo electrónico y dime cuándo te viene bien.
Espero tus noticias,
[Tu nombre]
Ejemplos de correos electrónicos de seguimiento educados
Aquí tienes 15 excelentes correos electrónicos de seguimiento para diferentes situaciones que te servirán de inspiración.
1. Seguimiento tras una reunión
Supongamos que acabas de reunirte con un cliente potencial. Este correo de seguimiento es cortés y provocador a partes iguales.
El comienzo de este correo electrónico hace que parezca una conversación entre amigos, desarmando cualquier tensión o ansiedad de formalidad. A continuación, establece el contexto, desencadenando la memoria del destinatario y arrastrándolo al estado mental del autor.
Además, la muestra de preocupación y la llamada directa a la acción invitan al destinatario a mantener una conversación. Al redondear el cuerpo con valor añadido, el mensaje ni siquiera parece una venta.
Por último, la firma del mensaje incluye un enlace al sitio web del autor. Es una forma pasiva de animar al cliente potencial a visitar su sitio web y una oportunidad de recopilar datos de marketing y compromiso.
2. Un email de seguimiento para agradecer el interés
Una de las reglas orales de los correos electrónicos de seguimiento es que el mensaje sea breve. Pero no es una regla rígida, y este es uno de los escenarios en los que un cuerpo largo puede ser beneficioso.
Si utilizas un software de seguimiento de correo electrónico y el destinatario hace clic en un enlace, puedes registrarlo como una muestra de interés y enviar un seguimiento basado en ello.
En este caso, es mejor utilizar la acción para iniciar una posible conversación, algo que el segundo párrafo hace muy bien. Le da al destinatario algo a lo que responder, aunque sea para declinar el interés.
Aunque es mejor evitar crear una sensación de urgencia en los correos electrónicos de seguimiento, una sutil como la del tercer párrafo funciona.
Por último, la llamada a la acción es distinta y existe en su propia línea, completamente imperdible.
3. Correo electrónico de seguimiento educado tras una recomendación
Como probablemente ya sabes y he comprobado, el proceso de conversión nunca es lineal. A veces, un cliente o una cuenta te da largas. Puede que no sea agradable, pero tú eres el que tiene un objetivo.
En este caso, hay dos cosas que debes establecer con el nuevo contacto. Una, que no eres un completo desconocido.
Puedes hacer algo parecido a la primera línea del cuerpo de este ejemplo. También deberías poner en CC al destinatario inicial de tu correo electrónico, es decir, el árbitro.
Después, aporta valor. Muestra cómo tu servicio o producto puede ayudar a resolver un problema importante. Sea breve. Sea específico para la función del destinatario en la organización.
Para aumentar aún más las probabilidades de respuesta, haz el trabajo de organizar la reunión. La última línea funciona, pero no está de más adjuntar también una invitación de calendario.
4. Correo electrónico de seguimiento después de un evento de networking
Hay una cosa que debes tener siempre presente cuando escribas correos electrónicos de seguimiento. A nadie le gustan los correos electrónicos. Son necesarios, pero a nadie le gusta tratar con ellos.
Por eso, cada vez que escribas un correo electrónico de seguimiento, debes centrarte en que sea lo más amistoso y relajante posible. Los correos electrónicos de seguimiento después de un evento de networking son una gran oportunidad para hacerlo.
En este ejemplo, el autor transporta la mente del destinatario a un recuerdo divertido antes de entrar de lleno en el contenido del mensaje. Eso es bueno. Dice: «No se trata (sólo) de trabajo. Se trata de un amigo potencial».
El segundo párrafo es estándar, pero el tercero mantiene las cosas interesantes aprovechando una discusión previa. A+.
Por último, al adjuntar su currículum, le das al destinatario información adicional para tomar una decisión.
5. Correo electrónico de seguimiento para promocionar una única ventaja
No todos los correos electrónicos de seguimiento tienen que ser una lista exhaustiva de las ventajas que obtendrá el cliente potencial con su solución. A veces, está bien centrarse en la propuesta de valor más relevante.
Esta estrategia es mejor después de dos o tres correos electrónicos de seguimiento, y tiene un par de ventajas.
Una. Mantener las cosas más cortas. A medida que aumentan los correos electrónicos de seguimiento, esto evita que te conviertas en una molestia. Puede ser difícil deshacerse de una impresión negativa una vez que se ha formado.
Dos. Esta es la ventaja más crítica, y es mucho más convincente. No hable de su producto, de su empresa ni de usted mismo, sólo de esa preciada ventaja.
Por supuesto, esto solo funciona si investigas a fondo sobre tu destinatario o empresa.
6. Correo electrónico de seguimiento para convertir un «tal vez» en un «sí
A veces, un correo electrónico de seguimiento cortés no se trata de iniciar una conversación, sino de asegurar un trato. En situaciones como esta, centrarse en cómo otras personas se han beneficiado del producto o servicio puede conseguir el «sí» que desea en el acto.
Como siempre, empieza recordando al destinatario quién eres. Puede que no lo haya olvidado, pero así tendrá el contexto adecuado para procesar el mensaje.
Esta muestra de una agencia de SEO hace algo increíblemente brillante al transmitir valor con una imagen. Las imágenes valen más que mil palabras, y es una conclusión inevitable que las imágenes son eficaces en el marketing por correo electrónico.
Con una imagen así, todo lo demás se desvanece. A su cliente potencial le queda imaginar lo que un efecto similar puede hacer por su empresa.
Trabajo hecho.
7. Seguimiento de una solicitud
Es pragmático evitar señalar con el dedo acusador cuando no se trata de conseguir un cliente, sino de mantener la relación con uno.
Nadie quiere que le echen la culpa, aunque sea suya. Repite la petición en lugar de acusar a tu cliente de no responder a una solicitud.
Empieza por el porqué, algo que este ejemplo hace brillantemente al comprobar la temperatura de la relación. Si el cliente no ha respondido a la petición, podría deberse a que no le ha gustado tu actuación.
A continuación, procede con la petición, sin hacer referencia al correo electrónico inicial. Pídelo como si fuera la primera vez.
Seguirá cumpliendo la función de recordatorio amable sin hacer que el destinatario del correo electrónico se sienta mal por haberlo olvidado en primer lugar.
8. Correo electrónico de seguimiento de ventas
Pocas personas reciben habitualmente un correo electrónico que empiece por «Vale». La mayoría de la gente recibe el estándar Hey o Hi, lo que hace que este ejemplo de seguimiento destaque desde el primer momento.
Mejor aún, todo lo que sigue es pura brillantez.
La primera frase reconoce lo que probablemente piensa el destinatario y aprovecha su miedo a perderse algo. Es una buena apertura.
El resto del mensaje cumple todos los requisitos de un correo electrónico de ventas convincente.
¿Aportar valor al cliente potencial? Sí. ¿Prueba social? Comprobado. ¿Anticipa las objeciones? Comprobado. ¿Una sólida llamada a la acción con la ventaja de introducir escasez? Doble comprobación.
Hay muy pocas garantías en la vida. Pero a menos que el servicio sea totalmente irrelevante para el destinatario, este ejemplo funciona, sobre todo si lo envías después del primer o segundo correo de seguimiento.
9. Correo electrónico de seguimiento educado tras un evento desencadenante
Uno de los puntos que mencioné anteriormente en la sección Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento es la importancia de la línea de asunto. Este ejemplo es una excelente aplicación de la misma, especialmente después de un evento desencadenante.
En lugar de una línea de asunto genérica que podría hacer que su correo electrónico se marcara como leído sin llegar a abrirse, aproveche un acontecimiento en el sector o la empresa del cliente potencial.
Este asunto despierta la curiosidad del destinatario, lo que aumenta significativamente la probabilidad de que lea el mensaje.
A continuación, el mensaje de correo electrónico redobla la apuesta utilizando una combinación de competencia y propuesta de valor para transmitir un mensaje convincente. Inteligente.
¿Quieres ir más allá? Añade un fragmento de la solución de tu servicio o producto.
10. Plantilla de correo electrónico de seguimiento con humor
La conversación puede empezar a estancarse a partir del cuarto o sexto correo electrónico de seguimiento. Es posible que el cliente potencial ya esté molesto por tu insistencia. Utilizar el humor en el correo de seguimiento puede ser eficaz para rebajar la tensión.
Este ejemplo tiene un par de ventajas. En primer lugar, se puede escanear y requiere poco esfuerzo para leerlo.
En segundo lugar, da opciones al posible cliente, lo que le permite rechazarte sin tener que sentirse mal por ello. Tú puedes seguir adelante.
Por último, el humor y el sentido de la comprensión te humanizan.
Si lo envías en el momento oportuno (por ejemplo, una tarde ajetreada y estresante), la risa puede aliviarte y conseguir una respuesta positiva.
11. Ejemplo de correo electrónico de seguimiento
¿Recuerdas cuando dije que un buen correo electrónico de seguimiento debe tener una llamada a la acción clara que especifique el tipo de respuesta que deseas? Aquí tienes un ejemplo de correo electrónico que hace un gran uso de ella.
Niles tiene dos opciones claras. Decir que no está interesado o comprometerse finalmente con el servicio. Pero eso no es lo único que hace de este un ejemplo digno de emular.
La redacción permite a Niles enviar una respuesta rápida. ¿No le interesa? Puede responder que sí. ¿Interesado? Puede escribir lo que le parezca en ese momento.
Esa es la segunda cosa que hace que esta muestra sea eficaz. Permite que Niles pase de ser un receptor pasivo a ser el protagonista de la conversación. No le estás haciendo marketing. Está tomando una decisión activa en función de sus necesidades.
12. Amable correo electrónico recordatorio de una factura atrasada
Como autónomo o contratista, a lo largo de tu carrera tendrás que enfrentarte a retrasos en el pago de facturas. Ser educado no significa que tengas que proyectar desesperación o frustración. Sé breve y directo, y empieza por el asunto.
En esta plantilla de correo electrónico de seguimiento, el asunto es seguro, impersonal y capta la totalidad del problema.
En cuanto al mensaje de seguimiento, es más eficaz hacer una pregunta que repetir que no has recibido el pago. A menos que tu contacto no se encargue directamente del pago, no aporta nada a la conversación.
Además, si eres comprensible y razonable, es más probable que obtengas una respuesta sobre el retraso.
Por último, haz una llamada a la acción directa en una línea independiente.
13. Ejemplo de correo electrónico de seguimiento tras una entrevista
La entrevista es el mejor momento para mostrar tu valía y destacar entre los demás candidatos. Pero un correo electrónico de seguimiento después te da una segunda oportunidad.
No sólo porque puede que no hayas tenido una buena actuación, sino porque es una oportunidad extra para conectar con el entrevistador o entrevistadores y mantenerte en primer plano.
En tu correo electrónico de seguimiento, como muestra este ejemplo, recapitula una parte de la conversación. Demuestra que estabas escuchando.
Utiliza un párrafo para reafirmar cómo encajarías en el equipo. Es algo parecido al segundo párrafo de aquí.
Por último, y quizá lo más importante, personaliza el contenido. Puede ser cualquier cosa, desde un cumplido sobre algo que llevaba puesto el entrevistador o un detalle que haya compartido contigo durante la entrevista.
NOTA: No envíes el mismo correo electrónico a todo el mundo si te entrevistan distintos compañeros. Personaliza siempre tu correo electrónico de seguimiento para cada persona.
14. Ejemplo de correo electrónico de seguimiento tras una entrevista sin respuesta
Ser proactivo podría ayudarte a conseguir una segunda o tercera consideración si un posible empleado no ha respondido después de una entrevista.
Un correo electrónico que reitera lo obvio es aburrido y te hace parecer con derecho. Un correo de seguimiento como éste es mejor. Es educado y aborda todo lo que quieres saber sin dar la impresión de que tienes derecho a ello.
Empieza haciendo referencia a la entrevista, provocando el recuerdo de la experiencia en el destinatario. A continuación, reitera tu interés por el puesto y por qué.
Por último, ofrécete a ayudar con una suave llamada a la acción. A veces, no has obtenido respuesta porque el responsable de la toma de decisiones necesita más información. También es una oportunidad para presentar argumentos más convincentes a favor del puesto.
15. El último correo electrónico de seguimiento después de no recibir respuesta
Siempre es mejor saber cuándo no se va a producir una venta o un trato y cortar por lo sano, y entre seis y ocho correos electrónicos sin respuesta parecen un buen momento.
Pero no tiene por qué ser una decisión unilateral. Enviar un último correo electrónico de seguimiento indica al destinatario que el juego ha terminado.
Un correo electrónico de ruptura como éste cumple todos los requisitos. En primer lugar, te presentas y explicas el objetivo del mensaje.
A continuación, das al destinatario una llamada a la acción clara y sencilla para conocer su posición. En este formato, basta con pulsar tres botones. Uno para pulsar responder, otro para contestar y el último para enviar.
Quién sabe, puede que tu muestra de empatía sea lo que finalmente les convierta. Al fin y al cabo, incluso con un 7%, todavía existe la posibilidad de la primera respuesta.
¿Cómo hacer un seguimiento cortés de una solicitud? – Recapitulación
Ahí lo tienes: 15 ejemplos de correos electrónicos de seguimiento pulidos y sencillos para mantener tus solicitudes en el buen camino.
Tanto si trabajas en el departamento de ventas, como si quieres que te envíen una factura o una actualización, la clave está en ser directo, profesional y persistente sin resultar molesto.
Recuerda que un seguimiento cortés no es solo un «detalle», sino que a menudo es el empujón que convierte un acuerdo pendiente en un acuerdo cerrado.
Utilice estos ejemplos como punto de partida, personalícelos para adaptarlos a sus necesidades específicas y empiece hoy mismo a cerrar esos circuitos.
