¿Alguna vez has tenido que disculparte profesionalmente en un correo electrónico? Puede ser complicado, sobre todo si no eres un escritor nato.
Sabes que has metido la pata y que la persona a la que has ofendido se merece una disculpa. Pero como profesional, no sólo tienes que asumir toda la responsabilidad de tus actos, sino también comunicar a los demás que eres capaz de asumir con elegancia las consecuencias de tus errores.
Esto significa que limitarse a decir «lo siento» no es el enfoque adecuado. ¿Qué puedes decir en su lugar?
En esta guía te explicaré cómo disculparte profesionalmente por correo electrónico. Te daré consejos sobre cómo redactar un mensaje de disculpa perfecto y sincero, y compartiré algunos ejemplos de mensajes de disculpa que te pueden servir de inspiración.
Empecemos.
¿Cómo disculparse profesionalmente en un correo electrónico sin pedir perdón?
Cuando intentas disculparte de forma profesional, puede parecer que caminas sobre cáscaras de huevo. Tienes que asegurarte de que es una disculpa sincera y de que no parece que solo lo sientes porque te han pillado.
Por suerte, hay pasos específicos que puedes seguir para presentar una disculpa sincera en un correo electrónico sin pronunciar la temida palabra. El truco está en asegurarse de que se cumplen las siguientes seis áreas clave:
1. Reconocer el error
El objetivo de una disculpa personal eficaz es aceptar la responsabilidad. Nunca pongas excusas ni culpes a otras personas o circunstancias.
Esto puede lograrse con una simple frase. Por ejemplo, puedes decir: «Me doy cuenta de que se me pasó el plazo para presentar el informe y esto te causó algún inconveniente».
O: «Entiendo que algunos de nuestros inversores no estuvieran contentos con mi presentación en la conferencia».
Escribas lo que escribas, no dejes lugar a confusiones. Asegúrate de que tu lector sepa exactamente a qué situación te refieres en tu mensaje de disculpa.
Incluye tantos detalles como sea necesario para describir la situación con claridad, de modo que no haya sorpresas cuando el destinatario lo lea. Así le resultará más fácil aceptar lo sucedido y seguir adelante sin dramas añadidos.
2. Explique por qué se produjo el error
Es humano querer arreglar las cosas lo antes posible cuando has metido la pata.
Pero en tu disculpa personal, es importante que te tomes el tiempo necesario para explicar por qué se ha producido el error, de modo que tu destinatario sepa que no volverá a ocurrir y no sienta que tiene que tomárselo como un simple desliz.
Una buena forma de evitar que parezca que estás poniendo excusas es centrarte en los hechos y no en tus sentimientos.
Por ejemplo, si te estás disculpando por un error cometido en un proyecto, puedes empezar un mensaje de disculpa con algo como: «Omití información vital en mi presentación, lo que confundió al cliente y nos hizo perder su negocio».
A continuación, explica por qué sucedió: no porque no te esforzaras lo suficiente o no te preocuparas lo suficiente por el proyecto, sino porque hay algo en la situación que lo hizo inevitable:
«Cuando estaba presentando el borrador inicial de mi informe a mi supervisora, vino con un nuevo cliente al que quería presentarme. Ella no tenía ni idea de que yo ya estaba trabajando con ese cliente, así que me distraje y pensé que me estaba pidiendo que hiciera una presentación para el nuevo cliente.»
3. Muestre los pasos que dará para solucionarlo
Cuando se trata de disculparse, las acciones hablan más que las palabras. Si tienes que disculparte por algo que has hecho, la mejor manera de hacerlo es no solo reconocer que te has equivocado, sino también mostrar lo que vas a hacer al respecto.
Así que, una vez que hayas explicado lo que salió mal, concluye con un resumen de tu compromiso para evitar que vuelva a ocurrir.
Tomemos esta situación hipotética: En un esfuerzo por reducir costes y mejorar la eficiencia, tu empresa ha decidido externalizar gran parte de su departamento de informática.
Le comunicas a uno de tus compañeros de trabajo que su puesto se externalizará en seis semanas, pero debido a un error de comunicación, no vuelve a enterarse de la noticia hasta después. En tu correo electrónico formal de disculpa, puedes decir:
«Soy consciente de que podría haber hecho un mejor trabajo manteniéndole informado, y le pido disculpas por ello. He tomado medidas para que esto no vuelva a ocurrir, asegurándome de que todos los empleados reciban una notificación por correo electrónico cuando se produzcan cambios importantes en sus funciones o responsabilidades.
También estoy trabajando estrechamente con tu jefe para encontrar formas de ayudarte en la transición. Si hay algo más que pueda hacer, por favor, házmelo saber».
Además, si tienes prevista una solución a largo plazo, inclúyela en el mensaje de disculpa y asegúrate de que los pasos van seguidos de un plazo de tiempo para completarla. Incluso puedes crear una lista de comprobación para que todo el mundo esté de acuerdo.
Además, no olvides comunicar por qué son necesarios estos pasos. Deben basarse en los valores o normas de tu organización (por ejemplo: «Según el manual de políticas de nuestra empresa» o «Según el código de conducta de nuestra empresa»).
Si no se te ocurre una solución razonable, explica a tu jefe o compañeros por qué no te resulta práctico aplicarla en este momento. Demuéstrales lo en serio que te tomas este error ofreciéndoles otras opciones, por ejemplo
¿Cuánto tardarías si tuvieras más recursos? ¿Tienes otras ideas? Aunque no sean soluciones perfectas, la persona que las reciba probablemente apreciará el esfuerzo.
4. Enmendar las cosas
Has cometido un error y tienes que enmendarlo. La mejor forma de hacerlo es enmendarlo.
Si te has equivocado con el nombre de alguien, ofrécele enviarle una copia corregida de lo que le hayas enviado con su nombre correcto. Si has enviado accidentalmente un correo electrónico que incluía información sensible o violaba la intimidad de otra persona, ofrécete a reunirte con ella o llámala para hablar de lo ocurrido y de cómo puede arreglar las cosas.
Si, por ejemplo, has tenido un problema con el pedido de un cliente, puedes escribir un correo electrónico de disculpa con el siguiente formato de ejemplo:
«Nuestra política es sustituir cualquier artículo dañado de forma totalmente gratuita, por lo que ya he enviado un artículo de sustitución a su domicilio. Las instrucciones para devolver el artículo dañado se incluyen con el reemplazo.
Todo lo que tienes que hacer es meter el artículo dañado en la caja y depositarlo en el centro UPS más cercano.
Si tiene alguna pregunta, hágamelo saber y estaré encantado de ayudarle.»
La clave aquí es que, una vez más, tienes que centrarte en arreglar las cosas ofreciendo pasos procesables en lugar de limitarte a pedir perdón.
5. Agradezca al destinatario su comprensión
Agradecer al destinatario su comprensión es otra forma de demostrar que reconoces que tu comportamiento fue incorrecto, sin tener que decir explícitamente «lo siento».
Por ejemplo, puedes escribir en el correo electrónico de disculpa: «Agradezco tu comprensión y tu disposición a ayudarme con este asunto» o «Gracias por tu comprensión, y espero que esto no afecte negativamente a nuestra relación».
Al final, sin embargo, se trata de una cuestión de preferencias. Aunque algunos dirían que no hay razón para dar las gracias a alguien simplemente por entender algo, puede considerarse una forma de demostrar que has pensado en lo que has hecho y por qué estaba mal.
Además, dar las gracias a alguien por ser comprensivo también puede demostrar que crees que está por encima de peleas o discusiones insignificantes y que está dispuesto a dejar las cosas a un lado para avanzar de forma profesional.
6. Concluye con una cálida nota final
Esto puede parecer una obviedad, pero es fácil dejarse llevar por el contenido del correo electrónico de disculpa y olvidar una nota positiva.
Terminar con un tono positivo puede marcar una gran diferencia en el tono general de tu mensaje de disculpa. Si te limitas a decir «Pido sinceras disculpas por [situation]» sin mencionar nada positivo, puede resultar un poco plano.
Sin embargo, esto no significa que debas pasarte de la raya y terminar con algo como «¡Estoy deseando volver a trabajar contigo!» o «¡Nos pondremos en contacto pronto!».
Este tipo de comentarios suenan a promesas vacías, y es probable que te llamen la atención por tu falta de sinceridad. En su lugar, puedes decir algo como «Espero que tengas un buen resto de semana».
O: «Gracias por tu paciencia mientras resolvía esta situación. Aprecio su comprensión y espero volver a trabajar con usted en el futuro.»
7. Consejo adicional: Sea directo
Ser directo en tu correo electrónico de disculpa es la mejor manera de resolver conflictos de forma profesional, sin hacer pensar a tu destinatario que sólo estás utilizando un gesto vacío de remordimiento.
Sin embargo, a menudo pasamos esto por alto en favor de intentar que nuestras disculpas sean lo más elaboradas y poco directas posible. Si te limitas a decir lo que hay que decir, darás una imagen mucho más honesta que si rodeas tu declaración de un montón de palabras innecesarias.
Una forma de asegurarte de que estás siendo directo es evitar el uso de palabras como «si», «tal vez» o «quizás». Estas palabras abiertas dejan lugar a la incertidumbre y pueden poner en guardia al lector.
En lugar de eso, sé directo y definitivo: di qué has hecho mal y cómo vas a solucionarlo.
Disculpas sinceras Email Ejemplos – 10 Samples & Plantillas
Para ayudarte a tener una mejor idea de cómo redactar con profesionalidad correos electrónicos de disculpa sinceros, aquí tienes algunos ejemplos de correos electrónicos de disculpa:
1. Ejemplos de correos electrónicos de disculpa por quejas de clientes
Disculparse de verdad & asumir la responsabilidad es esencial para mantener buenas relaciones con los clientes y gestionar eficazmente sus quejas.
Para ayudarte a hacerlo, hemos creado un conjunto de 3 plantillas de correo electrónico de disculpa eficaces que reconocen la crítica del cliente, expresan su pesar y ofrecen una solución clara.
Disculpa Plantilla de correo electrónico por mal servicio
«Estimado [Customer name],
Quiero pedirle disculpas por los inconvenientes que ha experimentado con nuestro servicio. Quiero asegurarle que estamos trabajando en solucionar este problema para que no vuelva a ocurrir.
Hemos introducido un nuevo software y creado nuevos procedimientos para nuestro equipo de atención al cliente, de modo que en el futuro puedan resolver problemas como el suyo con mayor eficacia.
Agradecemos tu paciencia durante este tiempo y esperamos que nos des otra oportunidad cuando vuelvas a necesitar nuestra ayuda.»
Lea también: Los mejores ejemplos de correos electrónicos de seguimiento tras una entrevista
Disculpa simple Ejemplo de correo electrónico para dificultades técnicas con el producto
«Estimado/a [Customer name],
Le escribo para disculparme personalmente por los inconvenientes que ha experimentado con nuestro producto. Su opinión es muy importante para nosotros y nos tomamos muy en serio sus preocupaciones.
Hemos investigado el problema y creemos que se ha resuelto. Seguiremos vigilando de cerca esta situación y nos pondremos en contacto con usted si descubrimos algún otro problema.
Gracias por su paciencia y comprensión en este asunto.
Saludos cordiales».
Disculpas eficaces Ejemplo de plantilla de correo electrónico para un fallo técnico
«Estimado [Customer name],
Me gustaría disculparme sinceramente con usted por el percance ocurrido con el pedido que realizó en [insert date]. Hemos sufrido un fallo técnico en nuestro sitio web y lamento sinceramente cualquier frustración innecesaria que esto haya podido causarle.
Para compensar este error, me gustaría ofrecerle un [gift card/coupon] como muestra de mi gratitud por su paciencia al trabajar con nosotros para resolver este problema.
Si desea aceptar nuestro [gift card/coupon]por favor, indíqueme dónde debemos enviarlo, o si prefiere que simplemente retiremos el importe de su cuenta como crédito para su próxima compra en nuestro sitio web. Nos importa de verdad.
Si hay algo más que podamos hacer por ti en el futuro, házmelo saber.
Saludos cordiales».
2. Ejemplos de Email de Disculpa a Compañeros de Trabajo
En esta sección, exploraremos tres plantillas de correo electrónico que se pueden utilizar para pedir disculpas a compañeros de trabajo en diferentes escenarios. Veremos cómo está estructurada cada plantilla y qué contenido debe incluirse para obtener el mejor efecto.
Disculpa Ejemplo de plantilla de correo electrónico para retrasos y pérdidas de tiempo
«Hola [co-worker’s name]
Quiero pedirte disculpas por el retraso en hacerte llegar tus materiales y por las molestias que te he causado. Llevo unos días queriendo enviártelos, pero ha habido algunos problemas técnicos con nuestra plataforma de gestión documental.
Ya me he puesto en contacto con nuestro jefe de proyecto y hemos podido solucionarlo. También estamos trabajando para encontrar una alternativa de copia de seguridad por si esto vuelve a ocurrir en el futuro.
Gracias por vuestra paciencia y comprensión».
Disculpa Ejemplo de plantilla de correo electrónico por mal comportamiento
«Estimado [co-worker’s name],
Te escribo para disculparme profundamente por mi comportamiento en la reunión de ayer. No era el momento ni el lugar adecuados para compartir mis ideas, así que la próxima vez consultaré con el resto del equipo antes de proponer nada.
Espero que esto no afecte a nuestra relación, y estoy deseando leer tus comentarios.»
Disculpa sincera Ejemplo de plantilla de correo electrónico por falta de comunicación
«Hola [co-worker’s name]
Pido disculpas por no haber comunicado mis preocupaciones de manera más eficaz. A partir de ahora, me esforzaré más por encontrar la manera de compartir mis ideas con todos los implicados para que nadie se vea sorprendido por las decisiones que se tomen.
Una vez más, me disculpo sinceramente por el estrés, la ansiedad y la frustración que se derivaron de mis acciones y me gustaría discutir con usted cómo podemos manejar estas cuestiones de una manera que cause la menor angustia posible para todos nosotros.»
3. Ejemplos de Email de Disculpas Sinceras A Gerentes y Jefes
Como profesional, es importante saber cómo disculparse eficazmente ante tu jefe o superior. Un mensaje de disculpas sinceras puede ayudar a recuperar la confianza, fomentar mejores relaciones y abrir el diálogo para futuras comunicaciones. Aquí tienes 3 ejemplos de plantillas de correos electrónicos de disculpas sinceras que puedes utilizar cuando te comuniques con tu jefe.
Disculpas Ejemplo de plantilla de correo electrónico por retraso
«Estimado [Boss/Manager’s Name],
Quería pedirle disculpas por las molestias que mi error le ha causado. Fui descuidado al no presentar la documentación a tiempo y me aseguraré de que no vuelva a ocurrir. He adjuntado una copia del trabajo completado para su revisión.
Comprendo que este error puede hacer retroceder mi esfuerzo por demostrar que soy un activo valioso para su empresa y agradezco la oportunidad de volver a ganarme su confianza.
Espero continuar nuestra relación profesional en el futuro.
Atentamente,
[Your name]»
Disculpa Ejemplo de plantilla de correo electrónico por mal comportamiento
«Estimado [Boss/Manager’s Name],
Mis más sinceras disculpas por la forma en que me comporté en la reunión del [date]. Escuché mal su declaración sobre [topic] y pensé que estabas diciendo [topic].
Fue un error honesto, pero que sin embargo me hizo parecer que no estaba prestando atención.
Por favor, acepta mis disculpas y que sepas que no volveré a cometer el mismo error.
Atentamente,
[Your name]»
Disculpa Ejemplo de plantilla de correo electrónico por comportamiento poco profesional
«Estimado/a [Boss/Manager’s Name],
Mis más sinceras disculpas por el incidente ocurrido el [date]. Entiendo que mi comportamiento fue poco profesional y lamento cualquier repercusión negativa que haya podido tener en nuestra empresa.
Por favor, acepte mis sinceras disculpas y permítame la oportunidad de compensar lo sucedido.
Atentamente,
[Your name]»
4. Emails de disculpa masivos para problemas masivos
Cuando hay un problema que afecta a la mayoría o a todos sus clientes, es importante actuar con rapidez enviando un correo electrónico de disculpa. Aunque este tipo de correos electrónicos de disculpa pueden carecer del toque personal, deben transmitirse de manera sincera.
Ejemplo de correo electrónico de disculpa masiva por interrupción del servicio
A continuación se muestra un ejemplo de correo electrónico en el que se expresa el pesar por una situación que afecta a muchos, si no a todos, sus clientes. Aunque puede que no se adapte a ninguna persona en concreto, esto no debería restarle sinceridad.
«Estimado [Name],
Le pedimos disculpas por la reciente interrupción del servicio que experimentó en [insert date]. Entendemos las molestias y el trastorno que ha causado, y asumimos toda la responsabilidad por ello.
El problema se produjo debido a [reason] y estamos tomando medidas para asegurarnos de que este problema se soluciona lo antes posible y le mantendremos informado de nuestros progresos. Mientras tanto, ofreceremos algunos servicios gratuitos para compensar la interrupción.
Una vez más, le pedimos sinceras disculpas por las molestias que esto le haya podido causar. No dude en ponerse en contacto con nosotros si tiene alguna pregunta o duda.
Atentamente,
[Your Name]»
Cómo disculparse sinceramente de forma profesional con 10 ejemplos – Reflexiones finales
De este artículo se desprenden un par de ideas clave. Uno es centrarse en cómo vas a resolver el problema que causó la ofensa inicial en lugar de volver a litigar sobre lo sucedido.
Otra es utilizar un lenguaje directo y declaraciones contundentes, pero también ser educado, amable y comprensivo.
Por último, no olvides que la forma más eficaz de disculparse profesionalmente sin pedir perdón es que seas sincero y responsable.
No se trata solo de asegurarte de que saben que lo sientes, sino de demostrarles que entiendes por qué lo que pasó estuvo mal y que estás trabajando para solucionarlo.
Los mismos consejos anteriores pueden aplicarse también a las disculpas en persona.
